Privacybeleid

Deze privacy policy is van toepassing op alle persoonsgegevens die verwerkt worden door Toon Rombaut BV, die haar activiteiten uitoefent onder de naam “HAI - Hoger scoren met AI”, met maatschappelijke zetel te Proosdijstraat 51, 8020 Oostkamp, met ondernemingsnummer en btw-nummer BE 0799.911.587, die de verwerkingsverantwoordelijke is van de website https://www.hogerscoren.ai (hierna “wij”, “ons” of de “Verwerkingsverantwoordelijke”).

De Verwerkingsverantwoordelijke hecht veel belang aan je privacy en verwerkt je persoonsgegevens dan ook conform de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (hierna “GDPR”) alsook iedere toekomstige of aanvullende wetgeving in uitvoering daarvan, voor zover van toepassing.

Voor verdere vragen of opmerkingen in verband met de manier waarop wij omgaan met je persoonsgegevens kan je ons steeds contacteren, hetzij per e-mail naar info@hogerscoren.ai of per post naar voormeld postadres.

Het verwerken van persoonsgegevens (hierna “gegevens”) omvat elke verwerking van gegevens die je als natuurlijke persoon kunnen identificeren. Over welke gegevens het gaat, lees je in deze privacy policy. Het begrip 'verwerken' is zeer ruim en dekt onder andere het verzamelen, bewaren, gebruiken van je gegevens, of het delen hiervan met derden.

Hieronder verduidelijken wij welke gegevens wij van je kunnen verwerken. Afhankelijk van de concrete situatie, je voorkeuren en de manier waarop je ons contacteert, verwerken wij niet alle onderstaande gegevens van je.

Algemeen

Van al onze contacten verwerken wij onderstaande gegevens:

• Elektronisch identificatie- en gebruiksgegevens (bv. IP-adres, browsertype, locatiegegevens);
• Identificatiegegevens (bv. kopie van je identiteitskaart in kader van een GDPR-verzoek);
• Contactgegevens (bv. naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, etc.);
• Contactgeschiedenis (bv. e-mailberichten, berichten via sociale media, verslagen van gesprekken, etc.)

Websitebezoekers

Wanneer je onze website bezoekt of ons via de website contacteert, verwerken wij bijkomend onderstaande gegevens:

• De gegevens die je zelf invult in ons contactformulier (bv. naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, de dienst waarin je geïnteresseerd bent en de inhoud van je bericht);
• Technische gegevens die automatisch gegenereerd worden bij je bezoek (bv. IP-adres, browser- en toesteltype, bezochte pagina's, klik- en scrollgedrag), onder meer via cookies en vergelijkbare technologieën en via de beveiligingsmaatregelen van onze website;
• Gegevens over de advertentie of zoekopdracht waarlangs je op onze website terechtkwam, voor zover je toestemming hebt gegeven voor advertentiecookies;
• Login- en gebruiksgegevens van de personen die toegang hebben tot de beveiligde beheersomgeving van onze website.

Klanten en prospecten

Van onze klanten en prospecten verwerken wij, in het kader van onze commerciële activiteiten, bijkomend onderstaande gegevens:

• Contractuele gegevens (bv. bedrijfsnaam, adres, btw-nummer, offertes, bestelgegevens, overeenkomsten, etc.);
• Betalings- en facturatiegegevens (bv. rekeningnummer, facturen, betaalhistoriek, etc.);
• Gegevens over je opdracht en project (bv. briefings, teksten, beeldmateriaal en andere content die je ons bezorgt);
• Toegangs- en accountgegevens die je ons verstrekt of toekent om je advertentie-, analyse-, website-, hosting-, domeinnaam-, e-mail- of sociale mediakanalen te kunnen opzetten en beheren;
• Gegevens over de domeinnamen die wij in je opdracht registreren, verhuizen of beheren;
• Rapporterings- en prestatiegegevens over de campagnes, websites, webshops en automatisaties die wij voor je opzetten en opvolgen;
• Gegevens in verband met support, onderhoud, garantie en aftersales;
• Opnames en transcripties van gesprekken die wij met je voeren;
• Feedback, reviews, testimonials en promotionele content zoals cases, schermafbeeldingen, foto's en video's van realisaties.

Leveranciers, dienstverleners en onderaannemers

Van onze leveranciers, dienstverleners en onderaannemers verwerken wij bijkomend onderstaande gegevens:

• Contractuele gegevens (bv. bedrijfsnaam, adres, btw-nummer, offertes, bestelgegevens, overeenkomsten, etc.);
• Betalings- en facturatiegegevens (bv. rekeningnummer, facturen, etc.);
• Gegevens over de opdrachten die zij voor of samen met ons uitvoeren, in voorkomend geval in onderaanneming;
• Feedback, getuigenissen, quotes en promotionele content zoals beoordelingen en ervaringen in verband met onze (samen)werking, testimonials, citaten, aanwezigheid op evenementen, etc.

Deelnemers aan opleidingen en events

Van de personen die deelnemen aan onze opleidingen en events verwerken wij bijkomend onderstaande gegevens:

• Contact- en bedrijfsgegevens die je bij je inschrijving opgeeft;
• Je voorkeuren en interesses, en de onderwerpen waarop je je hebt ingeschreven;
• Inschrijvings-, aanwezigheids- en betalingsgegevens voor een opleiding of event, en in voorkomend geval het door je behaalde resultaat of attest.

Kandidaat-medewerkers

Van kandidaat-medewerkers verwerken wij bijkomend mogelijk onderstaande gegevens. Uiteraard zal dit in grote mate afhankelijk zijn van welke gegevens je zelf aan ons wenst te verstrekken in functie van je sollicitatie.

• Persoonlijke bijzonderheden;
• Werkgerelateerde gegevens (bv. opleiding, ervaring, referenties, portfolio);
• Persoonlijkheidsgegevens;
• Foto's

Wij verwerken je gegevens voor de hieronder beschreven doeleinden en verzamelen en verwerken niet meer en geen andere soorten gegevens dan deze die nodig zijn voor deze doeleinden.

Operationele doeleinden

Wij verwerken gegevens voor bijvoorbeeld het beheer, de beveiliging en de optimalisatie van onze website; het beschermen van onze website en formulieren tegen spam, bots en misbruik; statistische doeleinden en marktonderzoek; om onze diensten gebruiksvriendelijk te houden; het beantwoorden van je vraag of aanvraag via ons contactformulier; het in overweging nemen van je sollicitatie.

Zakelijke doeleinden

Wij verwerken bijvoorbeeld gegevens in het kader van onze hoofdactiviteit als digital marketing expert, met name ter uitvoering van onze diensten en om met je te communiceren over onze dienstverlening of samenwerking; om je te informeren over ons beleid en gebruiksvoorwaarden; om je onze nieuwsbrief en andere marketingberichten te sturen; om onze realisaties te promoten; en om de relaties met onze potentiële en bestaande contactpersonen en partners te ontwikkelen en te beheren.

Juridische of wettelijke doeleinden

Wij verwerken gegevens voor bijvoorbeeld juridische redenen en procedures; om te voldoen aan wetgeving en overheidsbevelen; of om te kunnen voldoen aan onze interne en externe auditeisen, informatieveiligheid of ter bescherming of uitvoering van onze rechten, privacy, veiligheid of eigendom of die van andere personen.

Wij verwerken je gegevens enkel voor zover gebaseerd op één van de verwerkingsgronden die worden opgesomd in de GDPR, en zoals hierna weergegeven.

Wettelijke verplichting

Bepaalde gegevens worden door ons verwerkt om te voldoen aan wettelijke of reglementaire verplichtingen die op ons rusten. Bijvoorbeeld in het kader van fiscale en boekhoudkundige verplichtingen of verplichtingen op het gebied van gegevensbescherming.

Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst

Bepaalde gegevens worden door ons verwerkt omdat het noodzakelijk is voor het aangaan, uitvoeren of beëindigen van een overeenkomst met je als betrokkene. Bijvoorbeeld voor het opvolgen van je vraag of aanvraag via ons contactformulier, het opmaken van een offerte en het inplannen van een afspraak, maar ook de effectieve uitvoering van de opdracht in het kader van onze hoofdactiviteit, teneinde je onze dienstverlening te kunnen verschaffen of die van je te kunnen ontvangen.

Gerechtvaardigd belang

Bepaalde gegevens worden door ons verwerkt op basis van onze gerechtvaardigde belangen die in specifieke gevallen zwaarder wegen dan enig mogelijk nadeel voor je rechten. Bijvoorbeeld voor het promoten van onze activiteiten bij zakelijke contacten; het gebruiken van je naam, logo, quotes, foto’s of screenshots van je project als referentie of case in ons portfolio, onze case studies, onze website, onze sociale mediakanalen en onze offertes; het opnemen en met behulp van artificiële intelligentie laten transcriberen van gesprekken die wij met je voeren, om de gemaakte afspraken correct te kunnen vastleggen en opvolgen, waarbij wij je bij aanvang van het gesprek informeren en je je daartegen kan verzetten; het verbeteren van de kwaliteit van onze dienstverlening; het opleiden van medewerkers en het evalueren en bijhouden van gegevens en statistieken die betrekking hebben op onze activiteiten, in de ruime zin; het beveiligen van onze website, systemen en formulieren tegen spam, bots, fraude en misbruik; het bewaren en gebruiken van bewijsmateriaal in het kader van aansprakelijkheid, procedures of geschillen en met het oog op archivering van de activiteiten.

Toestemming

Bepaalde gegevens worden door ons verwerkt op basis van je toestemming. Bijvoorbeeld voor het plaatsen van analytische cookies en advertentiecookies en het laden van inhoud van derden op onze website; het versturen van onze nieuwsbrief en andere marketingberichten aan personen die nog geen klant bij ons zijn; het bewaren van gegevens van sollicitanten in een wervingsreserve. Gegevens van sollicitanten zullen na de aanwervingsprocedure enkel bijgehouden worden mits toestemming.

De meeste gegevens die wij van je verwerken hebben we ook rechtstreeks van je verkregen. Binnen het kader van onze dienstverlening is het mogelijk dat wij gegevens van je verkrijgen via externe dienstverleners of openbare bronnen, zoals websites, openbare bedrijvengegevens en professionele netwerken. Daarnaast ontvangen wij gegevens via de accounts en systemen die je ons in beheer geeft, alsook geaggregeerde rapporteringsgegevens van de advertentie- en analyseplatformen waarmee wij werken.

Wij geven je gegevens niet door aan derden, tenzij wanneer dit strikt noodzakelijk is in het licht van hogervermelde doeleinden, of indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Wij verkopen je gegevens niet.

Waar nodig doen wij een beroep op externe dienstverleners (verwerkers), ter ondersteuning van onze operationele doeleinden zoals het beheer van onze website en IT-systemen. Deze externe dienstverleners voeren desgevallend bepaalde verwerkingen van gegevens uit namens ons. Wij zullen je gegevens slechts delen met deze externe dienstverleners in de mate dat dit nodig is voor het desbetreffende doel. De gegevens mogen door hen niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Bovendien zijn deze dienstverleners contractueel gebonden om de vertrouwelijkheid van je gegevens te waarborgen door middel van een “verwerkersovereenkomst” die met deze partijen werd gesloten.

Concreet heeft dit tot gevolg dat wij je gegevens, voor zover relevant in je situatie, met de volgende derden delen voor de volgende doeleinden, waarbij deze derden in bepaalde gevallen optreden als verwerkers namens ons:

• Onze hosting-, netwerk- en beveiligingspartner, voor het leveren, versnellen en beveiligen van onze website en voor de spambescherming van onze formulieren;
• Aanbieders van e-mail-, kantoor- en samenwerkingssoftware en van projectbeheersoftware, voor de interne organisatie en opvolging van onze opdrachten;
• Aanbieders van e-mailmarketing- en notificatiesoftware, voor het versturen van onze nieuwsbrief en van de meldingen van ingediende formulieren;
• Aanbieders van analyse- en advertentiediensten, voor zover je daarvoor je toestemming hebt gegeven;
• Domeinnaamregistrars, hostingpartners en aanbieders van de software en platformen die wij in je opdracht opzetten of beheren;
• Freelancers, onderaannemers en gespecialiseerde partners die wij inschakelen voor de uitvoering van een opdracht;
• Aanbieders van artificiële intelligentie, taalmodellen en transcriptiediensten, voor het opstellen en verbeteren van teksten, beeldmateriaal, code en analyses, voor de automatisaties die wij bouwen en voor het transcriberen van gesprekken;
• Betalingsdienstverleners indien wij betalingen van je ontvangen, of omgekeerd;
• Postbedrijven, transport- en bezorgbedrijven indien wij je iets moeten toezenden per post;
• Overheidsorganen, gerechtelijke instanties en beoefenaars van gereglementeerde beroepen zoals boekhouders en advocaten, met het oog op de naleving van onze wettelijke verplichtingen en verdediging van onze belangen, voor zover vereist.

Wij bewaren je gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld of worden verwerkt. Aangezien de termijn waarvoor de gegevens kunnen worden bijgehouden afhangt van de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld, kan de opslagperiode in elke situatie variëren. Soms zal specifieke wetgeving ons verplichten de gegevens bij te houden voor een bepaalde periode. Onze bewaartermijnen zijn steeds gebaseerd op wettelijke vereisten en een afweging van je rechten en verwachtingen met hetgeen nuttig en nodig is voor het vervullen van de doeleinden.

Concreet hanteren wij in principe onderstaande bewaartermijnen:

• Gegevens uit contactaanvragen die niet tot een samenwerking leiden: tot 2 jaar na het laatste contact;
• Klantendossiers, overeenkomsten en projectdocumentatie: tot 10 jaar na het einde van de samenwerking;
• Facturatie- en boekhoudkundige gegevens: 10 jaar, overeenkomstig de fiscale en boekhoudkundige bewaarplicht;
• Gegevens van nieuwsbriefabonnees: tot je je uitschrijft, waarna wij enkel bewaren wat nodig is om je uitschrijving te kunnen respecteren;
• Gegevens van kandidaat-medewerkers: tot 6 maanden na afloop van de sollicitatieprocedure, of langer in onze werfreserve indien je daarvoor je toestemming geeft;
• Toegangs- en accountgegevens voor je platformen: tot het einde van de samenwerking, waarna wij onze toegang laten verwijderen;
• Gegevens verzameld via cookies en vergelijkbare technologieën: zoals aangegeven in onze cookie policy;
• Het bewijs van je cookietoestemming: tot 5 jaar.

Na afloop van de bewaartermijn worden je gegevens gewist of geanonimiseerd.

Wij voorzien passende veiligheidsmaatregelen op technisch en organisatorisch vlak, om binnen het kader van onze activiteiten de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de onbevoegde toegang of onrechtmatige kennisgeving aan derden te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

Daarnaast hebben wij er ook aandacht voor dat de verwerkers op wie wij beroep doen eveneens passende veiligheidsmaatregelen treffen om risico's op incidenten zo veel als mogelijk te beperken.

Wat onze website betreft, gaat het onder meer om: een beveiligde verbinding via een SSL/TLS-certificaat; een firewall voor webtoepassingen en botbescherming via ons netwerk- en beveiligingsplatform; spambescherming op onze formulieren; het periodiek bijwerken van de gebruikte software en afhankelijkheden; passende beveiligingsinstellingen; periodieke back-ups; en het beperken van de toegang tot de beveiligde beheersomgeving tot de personen die deze toegang nodig hebben, met sterke wachtwoorden en tweefactorauthenticatie.

Wij streven ernaar je gegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Voor een aantal diensten waarop wij een beroep doen kunnen je gegevens evenwel ook buiten de EER verwerkt worden, en met name in de Verenigde Staten.

In dat geval steunen wij op een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, in het bijzonder het EU-US Data Privacy Framework, voor zover de betrokken onderneming daaronder gecertificeerd is, dan wel op de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, waar nodig aangevuld met bijkomende technische en organisatorische maatregelen om een passend beschermingsniveau te waarborgen.

Je beschikt over diverse rechten met betrekking tot de gegevens die wij van je verwerken. Indien je een beroep wenst te doen op één van de hiernavolgende rechten, gelieve ons te contacteren via de contactgegevens opgenomen onder de eerste titel van deze privacy policy.

Recht van inzage en kopie

Je hebt het recht om je gegevens in te zien en hiervan een kopie te krijgen. Onder dit recht valt ook de mogelijkheid om verdere inlichtingen te vragen omtrent de verwerking van je gegevens, onder meer wat betreft de categorieën van gegevens die van je verwerkt worden en voor welke doeleinden dit gebeurt.

Recht van aanpassing of rectificatie

Je hebt het recht om je gegevens te laten aanpassen indien je meent dat wij beschikken over onjuiste gegevens.

Recht van gegevensuitwissing (recht op vergetelheid)

Je hebt het recht om te vragen dat wij je gegevens zonder onredelijke vertraging wissen. Wij zullen echter niet altijd in staat zijn om een dergelijk verzoek in te willigen, onder meer wanneer wij de gegevens nog nodig hebben in functie van een lopende overeenkomst, of wanneer het bijhouden van bepaalde van je gegevens gedurende een bepaalde termijn wettelijk verplicht is.

Recht op beperking van verwerking

Je hebt het recht om de verwerking van je gegevens te beperken. Op die manier wordt de verwerking tijdelijk stopgezet tot er bijvoorbeeld zekerheid is over de juistheid ervan.

Recht op het intrekken van je toestemming

Wanneer de verwerking is gebaseerd op je toestemming, dan heb je het recht om deze toestemming op elk moment terug in te trekken door ons te contacteren. Voor eventuele marketingberichten die je per e-mail van ons ontvangt op basis van je toestemming, kan je deze toestemming eenvoudig intrekken door op de uitschrijflink te klikken onderaan een dergelijk bericht. Je cookietoestemming kan je intrekken via de cookie-instellingen op onze website.

Recht van bezwaar

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je gegevens die is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang. Dit dient te gebeuren op basis van specifieke met je situatie verband houdende redenen. Je kan eveneens bezwaar maken tegen het gebruik van je gegevens ten behoeve van direct marketing. Bij eventuele marketingberichten per e-mail zal steeds een opt-out voorzien zijn.

Recht op overdraagbaarheid

Je hebt het recht om je gegevens die je zelf aan ons verstrekt hebt met je toestemming of in uitvoering van een overeenkomst, in elektronische vorm te verkrijgen. Op die manier kunnen ze makkelijk aan een andere organisatie worden overgedragen. Je hebt bovendien het recht om ons te verzoeken om je gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie, indien dit technisch mogelijk is.

Recht om klacht in te dienen bij je toezichthoudende autoriteit

Indien je van mening zou zijn dat wij je gegevens op een onjuiste manier verwerken, beschik je steeds over het recht om een klacht in te dienen bij je toezichthoudende autoriteit op het gebied van gegevensbescherming.

Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
contact@apd-gba.be

Je kan je rechten uitoefenen door ons te contacteren, hetzij per e-mail naar info@hogerscoren.ai of per post naar Proosdijstraat 51, 8020 Oostkamp, mits bijvoeging van een kopie van de voorzijde van je identiteitskaart of een ander document waarmee je geïdentificeerd kan worden. De kopie zal enkel gebruikt worden om je te identificeren overeenkomstig de GDPR.

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Welke cookies wij precies plaatsen, met welk doel en gedurende welke termijn, lees je in onze cookie policy op https://www.hogerscoren.ai/cookiebeleid.

Wij behouden ons het recht voor om deze privacy policy te wijzigen. De meest recente versie is te allen tijde beschikbaar op onze website. De datum waarop deze privacy policy voor het laatst gewijzigd is, kan je bovenaan terugvinden. In geval van een substantiële wijziging van de privacy policy, zullen wij de betrokkenen op wie dit een impact kan hebben, hiervan zo mogelijk rechtstreeks informeren.